Apa pun situasi kantor di rumah Anda — apakah Anda memiliki kantor khusus di rumah atau lebih solusi kreatif — Anda mungkin merasa itu bisa bekerja lebih baik dan lebih keras untuk Anda. Mungkin Anda pernah berpikir untuk berinvestasi di meja berdiri atau kursi ergonomis. Mungkin Anda telah mengincar beberapa penyelenggara baru untuk menjaga ruang WFH Anda sedikit lebih rapi.
Tetapi sebelum Anda menghabiskan banyak uang, ada satu cara berdampak tinggi (dan sangat terjangkau) untuk mengubah kantor pusat Anda (dan, sebagai hasilnya, meningkatkan alur kerja Anda): Kurangi kekacauan kertas Anda. Inilah mengapa ini adalah ide yang bagus untuk hampir semua orang:
Kekacauan kertas adalah kekacauan fisik. Semua tumpukan kertas Anda — akumulasi surat, tanda terima, daftar tugas, dan dokumen kerja — secara fisik dapat menghalangi produktivitas Anda.
Kekacauan kertas juga kekacauan mental. Jaclyn Strauss, CPA, pakar efisiensi dan salah satu pendiri alat penyimpanan digital 2ndVault, mengatakan sulit untuk masuk ke zona dan merasa terinspirasi di lingkungan yang berantakan. Makalah, khususnya, adalah pengingat tentang apa yang belum Anda lakukan dan dapat berkontribusi pada kecemasan tingkat rendah.
Kekacauan kertas adalah kekacauan lingkungan. Semua kertas itu tidak baik untuk lingkungan, bahkan jika Anda mendaur ulang secara religius.
Jadi, bagaimana Anda membuat sistem kertas yang lebih berkelanjutan dan tidak berantakan?
Mulailah dengan mengupas kertas-kertas yang ada, kata penyelenggara profesional Lauren Saltman dari Hidup. disederhanakan — dan bersikaplah kejam: “Ya, akan selalu ada beberapa item, seperti akta kelahiran dan sertifikat mobil, yang harus Anda simpan dalam bentuk cetak asli,” kata Saltman. “Sisanya bisa masuk ke mesin penghancur kertas atau tempat sampah daur ulang.” Daur ulang apa yang tidak Anda butuhkan, unduh manual produk online dan simpan di folder digital khusus, dan gunakan aplikasi dengan fitur pemindaian untuk mendigitalkan lainnya dokumen. Simpan dokumen penting di ruang khusus, idealnya di luar kantor Anda.
Selanjutnya, cegah penumpukan kertas lebih banyak dengan menyisih dari surat yang tidak perlu dan, alih-alih menggunakan daftar tugas dan catatan kertas, putar ke Evernote atau Google Documents. Perhatikan juga apa yang Anda cetak. Jika Anda bisa menyelesaikan pekerjaan tanpa salinan fisik dokumen, lakukan pendekatan itu terlebih dahulu. “Jika tidak, cetak, gunakan, dan daur ulang di tempat sampah di sebelah meja Anda,” kata Strauss.
Terakhir, atur pengingat kalender untuk memeriksa kertas dan surat seminggu sekali agar kantor Anda bebas dari kekacauan kertas.
Mungkin perlu beberapa waktu untuk menerapkan dan beradaptasi dengan sistem tanpa kertas, tetapi seiring waktu, Anda mungkin akan merasa bersyukur atas semua ruang ekstra itu — dan semoga, motivasi dan fokus yang diperbarui.
Ashley Abramson
Penyumbang
Ashley Abramson adalah hibrida penulis-ibu di Minneapolis, MN. Karyanya, sebagian besar berfokus pada kesehatan, psikologi, dan pengasuhan anak, telah ditampilkan di Washington Post, New York Times, Allure, dan banyak lagi. Dia tinggal di pinggiran kota Minneapolis bersama suami dan dua putranya yang masih kecil.