Saat Anda sibuk mencoba menavigasi kotak masuk Gmail baru yang didesain ulang, izinkan kami untuk membuat saran praktis yang dapat meningkatkan efisiensi komunikasi profesional Anda sepuluh kali lipat. Lupa mencoba mengikuti selusin label email mix-and-match tukang roti. Anda dapat menyimpan setiap pesan yang masuk ke dalam tiga folder tindakan secara efektif. Di sini mereka.
Jelas "Sampah" adalah sampah dan "Spam" adalah spam. Tetapi bagaimana dengan 8.000 pesan lain yang tampaknya Anda dapatkan setiap hari? Mereka harus pergi ke suatu tempat, kan?
"Kemudian"
Apa yang Anda masukkan: Email yang mengharuskan Anda menyelesaikan tugas yang tidak dapat Anda lakukan saat itu. Balasan pesan cepat 2-menit-atau-kurang harus dilakukan secepatnya, tetapi email dengan respons panjang atau pesan yang meminta Anda menyelesaikan tindakan dapat hang out di folder ini hingga Anda dapat menindaklanjutinya kemudian.
Apa yang Anda lakukan dengan itu: Ingat, artinya nanti kemudian; seluruh sistem ini gagal jika Anda tidak mengikuti folder ini. Kapan pun Anda memiliki waktu luang 20 menit sepanjang hari, periksa dengan label "Nanti" dan tindak lanjuti tindakan dan balasan yang Anda tunda.
"Memegang"
Apa yang Anda masukkan: Pesan dan utas dengan jendela kegunaan yang sempit. Utas dari rekan kerja di proyek yang sedang berlangsung dapat dilemparkan ke sini, seperti halnya email dengan nomor konfirmasi atau kode pelacakan.
Apa yang Anda lakukan dengan itu: Anda menyimpan utas di sini karena Anda akan memerlukan akses mudah ke sana untuk setidaknya beberapa saat, sehingga Anda dapat mampir di sini untuk menemukan info yang Anda butuhkan. Tetapi Anda perlu membersihkan ini secara teratur — mungkin seminggu sekali atau lebih? —Untuk menjaga semuanya tetap segar dan rapi. Pesan berpindah dari folder "Tahan" ke "Sampah" atau opsi berikutnya ini ...
"Arsip"
Apa yang Anda masukkan: Ini adalah perpustakaan email jangka panjang Anda. Jika suatu email berisi sesuatu Anda tahu Anda akan membutuhkan nanti — seperti info login forum web Anda atau file terakhir dari proyek yang sudah lama selesai — tumpuk di sini untuk referensi nanti.
Apa yang Anda lakukan dengan itu: Biarkan saja... sampai Anda membutuhkan sesuatu. Kemudian, gunakan fungsi pencarian klien email Anda untuk menarik pesan dari perpustakaan arsip Anda dan dapatkan info yang Anda butuhkan segera.