Selalu ada teman itu. Anda tahu, yang memiliki 76 pesan suara yang belum pernah terdengar, 150 teks yang belum dibaca, dan — menelan — 15.964 email yang belum dibaca di kotak masuknya. (Atau mungkin "teman" itu adalah Anda.) Dengan cara apa pun, menjaga kotak masuk Anda tetap rapi atau bahkan mencapai Kotak Masuk Nol dapat terasa seperti prestasi #adulting yang mustahil. Tapi membersihkan rumah secara digital tidak harus menjadi tugas yang paling tidak kamu sukai.
Karena semua orang menerapkan Metode KonMari ke rumah mereka, kami mengetuk beberapa ahli produktivitas untuk memberikan beberapa tips tentang cara membawa seni ajaib merapikan kotak masuk Anda.
Untuk email penting seperti rencana perjalanan, kupon, dan informasi dari pemilik yang ingin Anda simpan nanti, sambungkan akun Anda ke aplikasi catatan seperti Evernote. "Dengan email ke fitur Evernote, Anda akan dapat mengirim email ini langsung ke buku catatan seperti 'Perjalanan Mendatang,' 'Tugas,' dan 'Penawaran,' "kata Forrest Bryant, Direktur Editorial di Evernote.
Benci membuang waktu untuk mengirim email masuk? Perbaikan yang mudah, kata Bryant: “Atur label pintar di Gmail atau aturan di Outlook untuk secara otomatis mengurutkan email yang Anda terima berdasarkan pengirim atau kata kunci sehingga Anda tidak membuang waktu untuk mengajukan email masuk ke folder yang sesuai atau menggali sekitar untuk satu pesan dari bos Anda dari sebulan lalu. "
Jika spam muncul di kotak masuk Anda, biasakan berhenti berlangganan secara teratur melalui aplikasi seperti Buka gulungan.me. Anda juga dapat berhenti berlangganan secara manual dengan mencari kata kunci "berhenti berlangganan" di kotak pencarian email Anda. “Ketika saya memiliki lima atau 10 menit sebelum pertemuan saya berikutnya atau sedang menunggu telepon, saya mencoba untuk berhenti berlangganan lima atau lebih email sekaligus, yang membuat tugas tetap terkendali, ”kata Shay Paulson, pemilik dan ahli strategi media di Media Layak.
Meskipun email cepat untuk menjadwalkan rapat tampaknya nyaman, ini adalah jenis utas yang menyumbat kotak masuk kami. Hemat waktu Anda dan mencegah kekacauan inbox dengan menggunakan sistem kalender online seperti Penjadwalan Ketepatan atau Dengan tenang sebagai gantinya. “Dengan cara ini Anda dapat menyinkronkannya dengan Gmail atau kalender kerja Anda, dan minta orang-orang menjadwalkan waktu untuk bertemu atau mengobrol ketika itu nyaman untuk semua orang,” kata pelatih bisnis Lindsey Anvik.
Betapa menyebalkannya untuk secara manual mencari email itu dengan informasi yang Anda perlukan untuk menyelesaikan sesuatu di tempat kerja? Anvik merekomendasikan untuk mengurangi rantai email yang tidak perlu dengan sistem manajemen proyek seperti Asana atau Tempat penampungan. “Keduanya memiliki aplikasi dan notifikasi, memungkinkan Anda melacak proyek dan klien dengan mudah dalam satu ruang tanpa pusing menyortir dan mencari melalui kotak masuk Anda,” katanya.
Jika saat ini Anda menggunakan email untuk berkolaborasi dengan grup atau tim orang, Anvik mengatakan aplikasi obrolan luar seperti Skype atau Kendur dapat memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengomunikasikan pertanyaan dan mendapatkan jawaban langsung alih-alih harus menunggu balasan email.
Natalie Wise, penulis “Buku Pegangan Disiplin Diri, ”Memiliki trik jenius untuk mendapatkan jarak tempuh sebanyak mungkin dari tanda tangan Anda. “Daripada hanya menyebutkan nama dan judul Anda, tambahkan jam pemeriksaan email aktif, informasi umum yang Anda kirim di email Anda, dan cara terbaik untuk menghubungi Anda,” katanya. “Coba,‘ Saya lebih suka berbicara melalui teks. Jangan ragu mengirimi saya di nomor saya untuk mendapat tanggapan yang lebih cepat. '”
Cara lain untuk menjaga kotak masuk yang bersih? Mengkotak-kotakkan dengan menyiapkan empat, akun email terpisah yang melayani tujuan tertentu. Penyelenggara profesional dan konsultan produktivitas Josephine Page menyarankan satu untuk masalah pribadi, satu untuk pekerjaan, satu untuk email pemasaran, dan satu untuk media sosial. "Setiap alamat email dapat menjadi turunan dari yang pertama, seperti 'douglasP' untuk pribadi atau 'douglasB' untuk bisnis," katanya. “Tidaklah berlebihan untuk meninjau dan melaksanakan rencana tindakan untuk setiap email jika Anda mengatur alamat email yang terpisah.”
Bahkan jika Anda mencegah email yang tidak perlu mengotori kotak masuk Anda, Anda tidak keluar dari hutan untuk pemeliharaan. Justin Lavelle, kepala bagian komunikasi untuk Diverifikasi, mengatakan ia menetapkan tanggal reguler untuk mengelola emailnya. “Pilih waktu setiap minggu untuk mempertahankan kotak masuk Anda. Selama itu, blokir kalender Anda dan tutup mulut ponsel Anda. Lindungi waktu sebagaimana Anda akan melakukan pertemuan penting lainnya, dan terorganisir, ”katanya. "Sapu yang tidak relevan, arsipkan yang lengkap, dan prioritaskan daftar yang harus dilakukan."
