Kami secara mandiri memilih produk ini — jika Anda membeli dari salah satu tautan kami, kami dapat memperoleh komisi.
Di pos kami tentang pengorganisasian tempo hari, Li menulis: Saya butuh bantuan kertas perselisihan. Saya mengatasinya dengan baik ketika saya masih lajang tetapi sekarang saya mengerjakan dokumen / tagihan untuk seluruh keluarga, saya tenggelam dalam kertas yang belum diarsipkan. Saya tidak ingin foto-foto lemari arsip cantik, saya ingin ide tentang bagaimana mengatur apa yang masuk ke lemari arsip. Diterima!
Seperti yang dijanjikan, tidak ada gambar lemari arsip cantik (meskipun jika itu yang Anda cari, buka di sini hanya pengalaman kami sendiri dan beberapa tips. Kami cukup terorganisir di rumah, tetapi untuk sementara kami bertanggung jawab atas semua urusan administrasi untuk sebuah usaha kecil, jadi kami memiliki pengalaman menangani banyak hal dan menjaganya agar tetap lurus.
Ada 3 kategori utama untuk bagaimana mengarsipkan dokumen: tidak membiarkannya masuk ke rumah, menghilangkan dan menyederhanakan apa yang membuatnya, dan akhirnya mencari tahu sistem untuk dokumen yang perlu Anda gantung ke.
1) Jangan biarkan itu masuk
Bisakah Anda mengurangi beberapa dokumen sebelum masuk ke rumah? Cobalah membayar tagihan dan melihat laporan bank secara online alih-alih mendapatkan laporan dan tagihan melalui pos. Jika Anda membeli sesuatu secara online, alih-alih mencetak tanda terima, cetak ke pdf dan simpan tanda terima di file tanda terima di komputer Anda sebagai gantinya. Siapkan dan gunakan landasan terbang untuk menyortir surat segera setelah masuk, melemparkan surat sampah langsung ke tempat sampah sebelum menjadi tumpukan untuk ditangani nanti. Lebih baik, batalkan katalog yang tidak ingin Anda terima dan lepaskan diri Anda dari daftar email sampah
2) Hilangkan dan Sederhanakan. AKA Internet adalah Teman Anda.
Anda mungkin perlu menangani dokumen yang sudah ada di lemari arsip Anda bahkan sebelum Anda memiliki ruang atau barang baru. Pertimbangkan berinvestasi dalam sesuatu seperti fujitsu scansnap untuk secara serius mengurangi dokumen yang membanjiri lemari, meja, atau lantai Anda. Anda dapat memindai tanda terima dan dokumen lama yang harus Anda simpan tetapi tidak perlu memiliki aslinya. Anda masih harus mengatur file di komputer Anda, tetapi itu tidak terlalu berat secara fisik.
Pastikan Anda tidak bergantung pada dokumen yang tidak lagi Anda perlukan. Laporan bank dan kartu kredit dapat diakses secara online sehingga Anda tidak harus memegang surat kabar. Pastikan untuk menghancurkan dokumen-dokumen ini. Salah satu perbedaan terbesar bagi kami adalah ketika kami membuang semua tagihan telepon seluler lama kami, itu pasti sudah dibebaskan 6 inci di lemari arsip. Apakah Anda memiliki manual lama untuk gadget yang bahkan tidak Anda miliki? Bisakah Anda mengakses manual secara online jika Anda masih memiliki lemari es, pemutar dvd, ponsel, dll? Singkirkan itu.
3) Atur
Kami menyimpan ini penyelenggara di meja sehingga kita bisa segera mengajukan tanda terima, ide blog, dan tagihan untuk membayar. Ini menghilangkan tumpukan. Kami juga menyimpan file pada berbagai proyek yang sedang kami kerjakan atau apa pun yang perlu sering kami akses. Kami punya yang lebih besar kotak bankir plastik yang kita simpan di lemari untuk yang lainnya. (Pada pekerjaan lama kami, kami akan mendapatkan yang baru untuk setiap tahun sehingga sudah siap untuk diarsipkan di penyimpanan segera setelah tahun berakhir dan kami tidak harus memiliki lemari arsip yang jelek).
Sangat penting untuk memiliki sistem, jadi pilih satu hari untuk membayar tagihan Anda setiap bulan dan kemudian menaatinya. Kami sarankan untuk bekerja dalam 15 menit ekstra untuk mengajukan setiap kali Anda membayar tagihan, Anda akan terkejut betapa Anda dapat mengajukan dalam 15 menit. Ini dibangun di dalam slot otomatis untuk menjaga kekacauan di atas kertas begitu Anda berhasil mengendalikannya.
Jadi, sistem pengarsipan kami yang sebenarnya: Abjad. Sederhana dan berfungsi. Dari Mobil ke Medis hingga Kwitansi sampai Pengembalian Pajak, kami hanya mengaturnya. Dalam setiap file, kami beralih dari depan ke belakang, terlama hingga terbaru, jadi kami selalu tahu bahwa tagihan terbaru ada di belakang folder. Sangat mudah.
Epilog.
Seperti halnya semua decuttering, hal yang penting untuk diingat adalah perlu waktu untuk mendapatkan sesuatu di luar kendali, jadi mencoba mengatasi semuanya sekaligus mungkin akan membuat Anda merasa seperti akan pergi gila. Dimulai dari babysteps dan konsisten dan Anda akan terkejut betapa banyak kemajuan yang Anda buat.