Kami mendapat komisi untuk produk yang dibeli melalui beberapa tautan di artikel ini.
Jika gagasan tentang dokumen membuat Anda berkeringat dingin, maka kemungkinan Anda lebih dari itu 'dorong ke laci dan lupakan jenis orang' daripada 'segera urus dan ajukan' individu.
Jangan khawatir - kebanyakan dari kita termasuk dalam kelompok yang takut akan dokumen - tetapi seperti yang kita semua tahu, gagal menangani aliran surat atau toko itu secara efisien hanya akan menimbulkan tekanan di masa depan.
Itu sebabnya kami bertanya pada Vicky Silverthorn, penyelenggara profesional, untuk berbagi sistem penyortiran dokumen bodohnya dengan kami.
Inilah cara untuk mengatur dan tidak pernah kewalahan oleh dokumen PERNAH lagi ...
Anda akan perlu
Apa yang harus dilakukan
Langkah 1: Kumpulkan setiap memo dokumen dari rumah, dari dokumen-dokumen yang sudah Anda simpan ke surat-surat baru yang baru saja dimasukkan ke keset.
Langkah 2: Bersihkan ruang yang besar - mungkin meja makan, atau ruang di lantai di mana Anda dapat meletakkan tumpukan kertas tanpa diganggu.
Langkah 3: Mulailah mengurutkan semua bagian dokumen yang Anda miliki ke dalam kategori di lantai. Jangan tersinggung oleh konten atau mengurutkannya ke urutan tanggal pada saat ini; untuk saat ini Anda hanya mengelompokkan semuanya menjadi tumpukan rapi (mis. 'medis', 'tagihan', 'kwitansi' dan sebagainya).
Langkah 4: Sekarang saatnya untuk mengerjakan setiap tumpukan secara metodis. Singkirkan apapun yang bisa terjadi didaur ulang atau diparut, dan tarik keluar semua item yang perlu 'ditindaklanjuti'. Pada akhirnya Anda harus (semoga) memiliki tumpukan yang jauh lebih kecil.
Langkah 5: Masukkan apa pun yang perlu ditindaklanjuti ke dalam baki surat, yang akan duduk di atas lemari arsip. Kapan pun Anda memiliki waktu setengah jam gratis di masa depan, Anda dapat datang ke baki ini dan mulai mengerjakannya.
Langkah 6: Urutkan kertas yang tersisa ke dalam urutan tanggal, dan tempatkan di salah satu laci di lemari arsip. Beri label yang jelas pada isi laci itu di bagian depan lemari arsip.
Anda sekarang memiliki sistem yang sangat jelas untuk dokumen saat memasuki rumah Anda. Entah itu langsung dimasukkan ke dalam laci yang benar, atau masuk ke nampan 'tindakan' untuk ditangani. Setelah laci mulai penuh, buka bagian bawah laci (tempat dokumen tertua) dan tinjau apakah Anda masih membutuhkannya.
Jika ada dokumen yang menurut Anda perlu Anda pegang (Google cepat akan membantu dengan ini) maka Anda dapat mempertimbangkan memiliki kotak arsip untuk dokumen lama, yang Anda dapat menyimpan di loteng atau lemari.
Kiat teratas
- Bersikap realistis tentang berapa lama ini akan membawa Anda. Jika Anda memiliki setumpuk dokumen yang besar, mungkin perlu beberapa sesi selama beberapa hari untuk menyelesaikan semuanya. Jauh lebih baik Anda meluangkan waktu dan istirahat daripada sekadar panik dan menyerah karena Anda berusaha melakukan terlalu banyak sekaligus.
- Idealnya, sisihkan area yang tidak terganggu untuk memilah-milah dokumen Anda, sehingga Anda dapat beristirahat ketika Anda perlu dan kembali ke sana tanpa semuanya dipindahkan. Meja ruang makan itu bagus, misalnya.
- Jangan terlalu memperumit sistem dengan menambahkan kode warna atau subkategori yang membingungkan. Itu semua akan terlalu banyak untuk diingat.
- Ingat jika Anda ingin menetapkan laci untuk paspor, kunci cadangan, dan sebagainya, maka sebaiknya Anda berinvestasi di laci yang bisa dikunci untuk tujuan keamanan.
- Jika Anda punya ruang, tunggulah sampai Anda sudah menyelesaikan semua dokumen sebelum membeli laci. Dengan begitu Anda tahu persis ukuran lemari arsip untuk membeli (Anda dapat membeli lebih dari satu jika perlu!)
Dari: Good Housekeeping UK
Dapatkan inspirasi, ide, dan saran di mana pun Anda berada! Ikuti kami di Facebook: House Beautiful UK | Pinterest: House Beautiful UK | Indonesia: @HB | Instagram: @housebeautifuluk
